پیشنهادهای طلایی برای آغاز فصل مالیات در کانادا

شماره ۷۹ هفته نامه آتش را از اینجا دانلود کنید

اسپانسر ویژه: علیرضا دولابی – کارشناس حسابداری و مالیات – تورنتو

این روزها که به فصل مالیات سالانه نزدیک می‌شویم، دانستن برخی ریزه‌کاری‌ها و ترفندها می‌تواند به ما کمک کند که هم راحت‌تر از این مرحله عبور کنیم، هم مالیات قانونی را به درستی پرداخت کنیم و هم حسابدارمان با خیالی آسوده و مطمئن، فرمهای مالیاتی ما را پر کند.

این مطلب به توصیه‌هایی کاربردی اختصاص دارد که چند صاحب‌بیزینس در کانادا آنها را به کار می‌گیرند و موفق شده‌اند با رعایت آنها، سال مالی خود را به خوبی به پایان برسانند.

آقای جی دارما مواقعی که در مرکز ماساژ درمانی Float Stress Relief and Wellness Centre در تورنتو در حال پذیرش، شستن حوله‌ها و تمیز کردن کف اتاق‌ها نیست، مشغول رسیدگی به کارهای شرکت Commission Entertainment است؛ شرکتی که در زمینه‌ی تبلیغات کنسرت‌ها و رویدادهای دیگر فعالیت می‌کند.

او به عنوان تنها مالک و مدیر این دو شرکت، باید توجه ویژه‌ای به ثبت کردن سوابق و اسناد هزینه‌های بیزینس خود داشته باشد؛ هم برای آرامش فکری خودش و هم برای اطمینان از اینکه در فصل مالیات اوضاع به خوبی پیش خواهد رفت.

او می‌گوید: «هر هفته فقط حدود ۳۰ دقیقه برای انجام کارهای مالی کنار می‌گذارم؛ اینکه پول‌ها کجا می‌رود، کجا خرج می‌شود، چه هزینه‌هایی را می‌توانم کاهش بدهم و چه کارهایی بیشترین سود را داشته است.»

اطلاع از اینکه پول‌هایتان کجا خرج می‌شود، نقشی اساسی در ارزیابی نحوه‌ی عملکرد بیزینس‌ شما و آمادگی‌تان برای فصل مالیات دارد.

اما چطور می‌توان این کار را به بهترین شکل انجام داد؟ به این چند توصیه توجه کنید

اولین قدم؛ دسته‌بندی موضوعی هزینه‌ها

آقای دارما از یک فایل اکسل برای نگه داشتن حساب هزینه‌هایش استفاده می‌کند. این فایل بر حسب محصولات (مانند پودر لباسشویی)، دستمزد (شامل متخصص ماساژ درمانی‌) و فروشندگان بایگانی شده است.

بایگانی کردن بر حسب دسته‌بندی، رویکردی است که مطمئن باشید حسابدارتان را خوشحال خواهد کرد.

دسته‌بندی کردن به این روش، در مقایسه با تلاش برای پیدا کردن تاریخ هر قبض، واقعاً سریع‌تر است. نرم‌افزار حسابداری در هر صورت داده‌ها را بر اساس تاریخ دسته‌بندی خواهد کرد، بنابراین بهتر آن است که دسته‌بندی‌ها بر اساس چنین چیزهایی باشد: هزینه غذا، بنزین، تبلیغات و….

همه چیز را از ابتدا جدا کنید

وقتی که سر و کار ما با ترکیبی از پول نقد، کارت اعتباری و کارت پرداخت نقدی است، نگه داشتن حساب و کتاب هزینه‌های بیزینس‌ کار دشواری می‌شود. استفاده از یکی دو پاکت ساده می‌تواند گره‌گشا باشد.

نگه داشتن پاکت‌ها یا پوشه‌های ارزان‌قیمت در خانه و ماشین، به جمع‌آوری قبض‌ها و رسیدها کمک می‌کند. وقتی که صورتحساب کارت‌های اعتباری و نقدی برایتان فرستاده شد، آنها را با قبض‌های خود مقایسه کنید تا مطمئن شوید که همه چیز همانطوری است که باید باشد.

همچنین مهم است که هم قبض و هم برگه‌ی کارت اعتباری را نگه دارید، چرا که اولی نشان‌دهنده‌ی چیزی است که خریده شده و دومی نشان‌دهنده‌ی مبلغی است که پرداخت شده است.

این کار مثلاً وقتی که به Canadian Tire می‌روید، به شما کمک خواهد کرد. اداره‌ی مالیات کانادا می‌خواهد بداند اگر تعدادی پیچ‌ و چکش خریده‌اید برای آن است که در صنعت ساخت و ساز فعالیت می‌کنید یا یک وان حمام برای خودتان خریده‌اید و می‌خواهید آن را نصب کنید.

حسابهای شخصی را از حساب شرکت جدا کنید

به نظر بدیهی می‌آید، اما بهتر است که حساب‌های بانکی و کارت‌های اعتباری جداگانه‌ای برای مصارف شخصی و کاری داشته باشید. با این کار، مشکلات زمان مالیات را کم می‌کنید.

انجام تراکنش‌های بسیار زیاد روی یک کارت اعتباری یا نقدی شخصی می‌تواند مشکل‌آفرین باشد. شما ممکن است از یک مشتری پذیرایی کرده باشید، اما اگر اداره‌ی مالیات گمان کند که ممکن است از یک کارت شخصی در ساعات غیر اداری استفاده کرده‌اید، ممکن است چنین هزینه‌ای را نپذیرد و از درآمدتان کم نکند.

پشت رسیدها توضیح دهید

هزینه‌های ادعا شده برای دفاتر خانگی (Home-Office) می‌تواند مشکل‌آفرین باشد. برای مثال در مورد مخارج مرتبط با گرما و برق، هزینه‌ی کل خانه را بگیرید و به نسبت فضای استفاده شده برای دفتر خانگی، آن را سرشکن کنید.

در مورد ردگیری هزینه‌های تفریحات و سرگرمی، بهتر است همیشه یادداشت کنیم که چه کسانی از این سرگرمی‌ها بهره‌مند شده‌اند. این فکر خوبی است که پشت رسید بنویسید چه کسانی آنجا حضور داشته‌اند و چرا آنجا بوده‌اند. ممکن است بعداً‌ ناچار باشید که به اداره‌ی مالیات توضیح بدهید.

همه چیز را تا هفت سال نگه دارید

اسناد مربوط به هزینه‌ها را دست‌کم به مدت سه سال نگه دارید، اما اگر فضای کافی داشتید، بهتر است برای هفت سال این اسناد را حفظ کنید. اداره‌ی مالیات ممکن است بیش از حد معمول سه ساله عقب برود، اما این کار نیاز به اجازه‌ی ویژه دارد. اما آنها طبق قانون حق ندارند هیچ کاری به بیشتر از هفت سال قبل داشته باشند.

با وجود این، این بازه‌های زمانی از هنگام تسلیم اظهارنامه مالیاتی آغاز می‌شود و نه لزوماً از انتهای یک سال مالیاتی خاص.

مسافت پیموده شده‌ی خودرو را یادداشت کنید

اگر خودرو بخشی از زندگی کاری روزانه باشد، مالک آن باید گزارش مسافت پیموده شده توسط آن را نگه دارد. اگر از شما حسابرسی به عمل آید، اداره‌ی مالیات از شما درخواست گزارش مسافت پیموده شده خواهد کرد و اگر در اختیارشان قرار نگیرد، هزینه‌های اتومبیل را نخواهند پذیرفت.

داشتن دفتر یادداشت برای این کار می‌تواند یکی از گزینه‌ها باشد، اما امروزه اپلیکیشن هایی وجود دارد که این کار را بسیار آسان‌تر برای شما انجام خواهند داد.

با وجود این، از هر شیوه‌ای که برای ردگیری هزینه‌ها استفاده می‌کنید، مهمترین نکته تداوم آن است. آقای دارما می‌گوید: «من هر روز که دخل را می‌بندم، دقت می‌کنم که حساب و کتاب‌ها تراز باشد. سپس آخر هفته‌ها هم این کار را می‌کنم، آخر هر ماه، همچنین هر سه ماه یکبار و سپس هر شش ماه یکبار و در نهایت آخر هر سال. به این ترتیب، وقتی که فصل مالیات از راه می‌رسد، همه چیز کاملاً‌ سر راست و آسان انجام می‌پذیرد.»