یک برنامه ۷ روزه برای ایجاد یک دفتر کار خانگی بی‌نظیر و منظم در خانه خود

خیلی‌ها در منزل‌شان یک دفتر کار خانگی دارند و کارهای اداری و شخصی‌شان را در این دفتر انجام می‌دهند. با آمدن کرونا و رواج دورکاری نیز بسیاری از مردم یکی از اتاق‌های خانه‌شان را تبدیل به دفتر کار کرده‌اند تا دور از سر و صداهای معمول خانواده به کارهایشان رسیدگی کنند.

برخلاف دفاتر کار اداری که فردی مسئولیت نظافت و مرتب کردن آن را برعهده دارد، در دفاتر کار خانگی مسئولیت این کارها روی دوش خودتان است.

اگر هم این مساله را چندان جدی نگیرید، بعد از گذشت چند روز مجبورید در یک دفتر شلوغ و درهم و برهم کار کنید. نتیجه کار کردن در چنین دفتری هم چیزی جز کلافگی نیست.

پس بهتر است دست به کار شوید و سر و سامانی به دفترتان بدهید.

اگر هم نمی‌دانید باید از کجا شروع کنید، بهتر است این مطلب را بخوانید، چون در اینجا یک برنامه ۷ روزه برای مرتب و منظم کردن و زیباسازی دفتر خانگی شما پیشنهاد شده است.

چه از دفتر کار خانگی (Home Office) خود برای کار در خانه استفاده کنید و چه برای تجارت شخصی، تمیز و منظم بودن آن می‌تواند اوقات شما را در آنجا پربار و دلپذیر کند.

پس بهتر است وقتی در خانه حضور دارید، از این فرصت استفاده کنید و به دفتر کار خانگی خود شکل بهتری بدهید.

این کار به شما کمک می‌کند تا درهم و برهم بودن فضا را ساماندهی کنید و سیستم‌هایی را به کار ببرید که زیبایی بصری همه چیز را در تمام طول سال راحت‌تر کند.

اینکه دفتر خانگی شما چقدر بزرگ است و اینکه چقدر وسیله در آن دارید، تفاوت زیادی در وقتی که باید صرف شکل دادن به فضا کنید، ایجاد می‌کند.

اگر به‌طور منظم از دفتر خانگی خود استفاده می‌کنید، یا اگر دفتر خانگی‌تان بزرگ یا خیلی بهم ریخته است، تصمیم بگیرید که در یک آخر هفته، زمان طولانی‌تری را اختصاص دهید و کارهای کوتاه‌تر را در طول هفته دنبال کنید.

اگر فضای شما کوچک است یا چندان بهم ریخته نیست، ممکن است بتوانید برنامه را در یک آخر هفته فشرده کنید. قبل از شروع کار، برنامه را از ابتدا مرور کرده و آن را متناسب با شرایط خود تنظیم کنید.

روز اول: دسته‌بندی وسایل و کنار گذاشتن وسایل غیرضروری

نظم دادن: این همه بی نظمی برای چیست؟ آیا لازم است تمام این وسایل را نگه دارید؟ امروز، روز فهمیدن است.
در پایان کارهای امروز، دفتر کار خانگی شما ممکن است خیلی بدتر از زمانی که شروع به کار کردید به نظر برسد. پس خود را برای این موضوع آماده کنید!

کمی تحقیق کنید: گاهی اوقات ما وسایل غیرضروری را نگه می‌داریم، زیرا نمی‌دانیم که بیرون ریختن آنها کار درستی است یا نه.
به یک ماموریت حقیقت‌یاب بروید، با مسئول مالیات خود تماس بگیرید یا به‌صورت آنلاین جستجو کنید تا بفهمید چه چیزی را باید برای چه مدت نگه دارید.

وسایل را مرتب و دسته بندی کنید: در دفتر کار خانگی خود راه بروید و کاغذها را از داخل کشوها، قفسه‌ها، کمدها و جاهای دیگر بیرون بیاورید. همانطور که ادامه می‌دهید، مدارک خود را به بهترین شکل ممکن دسته‌بندی کنید و چیزهایی که دیگر لازم نیست را دور بریزید.

برچسب درست کنید: برای دسته‌بندی‌های خود لیبل‌ها یا برچسب‌های موقت درست کنید و با ماژیک روی آنها بنویسید، چون به شکل شگفت‌آوری خیلی زود فراموش می‌کنید چه چیزی را کجا گذاشته‌اید.

وسایل غیر مرتبط را کنار بگذارید: هر آنچه که به دفتر خانگی شما مربوط نیست را کنار بگذارید و تصمیم بگیرید که امروز آن را به مکان یا فردی که متعلق به آن است برگردانید.

تمیز کردن: ماشینِ خردکن، سطل بازیافت و سطل زباله را برای از بین بردن نامه‌های بی‌ارزش و زباله در نزدیکی خود نگه دارید. شاید لازم باشد در این مرحله سطل‌ها و جعبه‌های ذخیره‌سازی تهیه کنید.

روز دوم: کمی فضای خالی ایجاد کنید

نظم دادن: برای خودتان یک فنجان بزرگ قهوه یا چای بریزید، زیرا برای انجام کارهای امروز به انرژی مضاعفی احتیاج دارید
اما وقتی کارتان تمام شود، فضای کارتان باید به‌طور قابل توجهی بهتر شده باشد.

• همه وسایل غیر کاغذی را از داخل میز و انبار کار خود بیرون بیاورید، آنها را دسته‌بندی کنید و آنهایی که شبیه به یکدیگر هستند را در یک دسته قرار دهید. به‌عنوان مثال، تمام لوازم نوشتن نامه را در یک دسته و هر چیز مربوط به کامپیوتر را در دسته‌ای دیگر قرار دهید.
• حالا این دسته‌ها را دقیق‌تر بررسی کنید. ابزار تکراری غیرضروری را حذف کنید (مثلا آیا واقعا به سه منگنه نیاز دارید؟) و هر آنچه که به دفتر شما تعلق ندارد را دور بریزید.
• با توجه به اطلاعاتی که در ماموریت روز اول بدست آورده‌اید، فایل‌های خود را بررسی کنید و ببینید آیا کاغذهایی وجود دارد که بتوانید با خیال راحت از شر آنها خلاص شوید یا خیر.
• اگر هنوز سیستم کاری خود را بدون کاغذ نکرده‌اید، امروز آنلاین شوید و بیانیه‌ها و صورتحساب‌های بدون کاغذ را تنظیم کنید.

روز سوم: یک سیستم سازماندهی مناسب ایجاد کنید

نظم دادن: به دنبال یک سیستم سازماندهی مناسب برای خود باشید. در اینجا چند ایده برای سازماندهی دفتر کار

خانگی‌تان پیشنهاد شده است:

• شبکه‌ای از clipboardهای روی دیوار مکانی مناسب برای منظم نگه داشتن کاغذها است.
• فنجان‌های دیواری، لوازم مورد استفاده را مرتب و در دسترس قرار می‌دهند.
• سبدهایی که روی قفسه‌ها قرار می‌گیرند و برچسب‌گذاری شده‌اند برای افرادی که طرفدار دسته‌بندی هستند بسیار مناسب‌اند.
• پرونده‌های سنتی هنوز برای اسناد مهم مفید هستند.

روز چهارم: دفترتان را تر و تازه و دلپذیر نمایید

تمیز کردن: به خودتان «خسته نباشید» بگویید، زیرا سخت‌ترین مرحله را پشت سر گذاشته‌اید. امروز همه چیز در مورد تازه و تمیز کردن فضای کار خانگی شماست، بنابراین یک مکان سالم‌تر و دلپذیرتر برای گذران وقت در آن خواهد بود.

• دفتر کار خانگی خود را از بالا تا پایین جاروبرقی بکشید. برای تمیز کردن درزهای پنجره، گوشه‌های مرتفع و خاک لامپ‌های پارچه‌ای از سری مخصوص (an attachment) استفاده کنید.
• قفسه‌ها و سطوح را با یک پارچه میکروفایبر (microfiber) مرطوب تمیز کنید.
• برای تمیز کردن صفحه نمایش خود از دستمال مخصوص مانیتور استفاده کنید.
• گرد و غبار بین دکمه‌های کیبورد را با پاک‌کننده مخصوص کیبورد یا سواب‌های پنبه‌ای (cotton swabs) به آرامی تمیز کنید.
• برای کمک به پاکسازی هوا چند گلدان در فضا قرار دهید.

روز پنجم: اسباب راحتی خود را در دفتر کارتان فراهم کنید

نظم دادن: دفتر کار خانگی شما چقدر راحت است؟ اگر به‌صورت مرتب از فضای کاری خود استفاده می‌کنید، مهم است که یک صندلی قابل تنظیم با پشتی مناسب، نور خوب و شاید یک چهارپایه کوچک برای قرار دادن پاهای خود داشته باشید. ببینید امروز می‌توانید برای راحتی بیشتر دفتر کار خانگی خود چه کاری انجام دهید.

روز ششم: احساس شخصی خود را به دفتر کارتان اضافه کنید

نظم دادن: زیبایی یک دفتر کار خانگی به این است که می‌توانید به هر اندازه که دوست دارید بر قسمت “خانه” آن تاکید کنید. عکس‌های خانوادگی‌تان را به فضا اضافه کنید که با دیدنشان به یاد سفرهایی که رفتید، می‌افتید و لبخند می‌زنید.

پارچه‌ای زیبا روی صندلی خود بیاندازید. لوازم دفتر خود را در سبدهای پارچه‌ای یا بافتنی و فنجان‌های چای چینی نگهداری کنید. چند گل تازه از باغچه بچینید و آنها را در گلدان روی میز خود قرار دهید. در حین کار یک شمع معطر روشن کنید. هر کاری که باعث می‌شود دفتر کار شما بیشتر شبیه به شما شود را انجام دهید.

روز هفتم و بعد از آن: نظافت‌های روزانه را انجام دهید

منظم کردن:

• به محض دریافت هر کاغذی، آن را در جای مخصوص به خود قرار دهید و اجازه ندهید کاغذها روی یکدیگر انباشته شوند. اگر آنقدر زمان ندارید که این کار را هر روز انجام دهید، یک صندوق ورودی با چندین دسته‌بندی (صورتحساب،کار، مدرسه و غیره) ایجاد کنید. به این ترتیب، رسیدگی به مدارک بعدا راحت تر خواهد بود.
• یادداشتی بنویسید و مشخص کنید که چه چیزهایی و برای چه مدتی باید ذخیره شوند.
• هر هفته، زمانی را به خالی کردن صندوق ورودی خود اختصاص دهید.

تمیز کردن:

• قبل از به پایان بردن هر روز، دفتر خود را مرتب کنید. فنجان‌های قهوه را به آشپزخانه برگردانید و میز کارتان را کاملا خلوت کنید.