چطور بانک اطلاعاتی خود را به روز کنید، درست مثل اینکه دارید چیز کیک می‌خورید

هر چند وقت یک بار احساس می‌کنم که نیاز به تمیز کردن و مرتب کردن اطرافم دارم و این حس را «رغبت به مرتب‌سازی» می‌نامم.

وقتی این احساس به سراغ من می‌آید، به کمدم سر می‌زنم و دنبال لباس‌هایی می‌گردم که دیگر نمی‌پوشم، لباس‌هایی که دیگر مد نیستند، کوچک شده‌اند یا به هر دلیل دیگری، مناسب پوشیدن نیستند.

همه‌ی لباس‌ها را در کیسه‌ای می ریزم و به فروشگاه Goodwill در محل می‌دهم تا شاید فرد دیگری بتواند از آن استفاده کند.

اینها را خانم Debbie Hanlon مشاور مسکن با ۳۰ سال سابقه کار در حوزه مسکن، به عنوان راه‌های خانه‌داری نمی‌گوید، برای حرفه مسکن مثال می‌زند.

عجیب است؟

بله ما هم اول تعجب کردیم، پس شما هم مثل ما تا آخر این مطلب را بخوانید تا ببینید این تمیزکردن کمد کفش و لباس چه ربطی به حرفه مشاور مسکن دارد.

هر چند وقت یک بار احساس می‌کنم که نیاز به تمیز کردن و مرتب کردن اطرافم دارم و این حس را «رغبت به مرتب‌سازی» می‌نامم.

وقتی این احساس به سراغ من می‌آید، به کمدم سر می‌زنم و دنبال لباس‌هایی می‌گردم که دیگر نمی‌پوشم، لباس‌هایی که دیگر مد نیستند، کوچک شده‌اند یا به هر دلیل دیگری، مناسب پوشیدن نیستند.

همه‌ی لباس‌ها را در کیسه‌ای می ریزم و به فروشگاه Goodwill در محل می‌دهم تا شاید فرد دیگری بتواند از آن استفاده کند.

عملیات پاک‌سازی مشابهی هم به طور سالانه در سایر جنبه‌های زندگی ام اجرا می‌کنم. قسمت‌هایی از زندگی که به مرور زمان، شلوغ و درهم و برهم می‌شوند و گاهی نادیده گرفته می‌شوند و یکی از آنها بانک اطلاعاتی است.

بانک اطلاعات؛ چقدر در این باره می‌گوئید!

همه ما درباره‌ی اهمیت ایجاد و نگهداری دیتابیس یا بانک اطلاعاتی مطالب زیادی خوانده یا شنیده‌ایم، در مورد اینکه هر روز تعدادی از پیش تعیین شده از مخاطبان را به آن اضافه کنیم و به خودمان بابت رسیدن به اهداف، جایزه بدهیم.

در نظر داشته باشید که کار در حرفه مشاور املاک، با مخاطبان سر و کار دارد. هر چقدر مخاطب بیشتری داشته باشید، احتمال اینکه بتوانید در رقابت سرسخت این روزها در بازار املاک برنده شوید، بیشتر می‌شود.

اگر این توصیه ها را جدی گرفته باشید و به آنها عمل کرده باشید، یک مرحله دیگر هم وجود دارد تا یاد بگیرید و بانک اطلاعاتی خود را تا جایی که ممکن است، سودمندتر کنید و آن مرحله چیزی نیست جز پاک‌سازی و مرتب کردن بانک اطلاعاتی حرفه شما.

بانک اطلاعات هم درست مثل کمد کفش و لباس شماست

درست مثل یک کمد یا جاکفشی، در بانک اطلاعاتی شما هم دو نوع مخاطب وجود دارد. یکی مخاطب‌هایی که مرتب با آنها در ارتباط هستید و دسته دوم مخاطبانی که بعد از مدتی اصلا با آنها تماس و ارتباطی ندارید.

ابتدا باید با این روند آشنا شوید. مردم جابه‌جا می‌شوند، آدرس ایمیل خود را تغییر می‌دهند، مشاغل جدیدی را پیدا می‌کنند و باعث می‌شود که حتی نشانی ای‌میل خود را تغییر بدهند. حتما یادتان می‌آید که زمانی مردم چطور از هات‌میل به جی‌میل دسته‌جمعی مهاجرت کردند.

بانک اطلاعاتی که اصلا به درد نمی‌خورد

به خاطر این دلایل و مجموعه‌ای از دلایل دیگر، باید بانک اطلاعاتی مخاطبان خود را مرتب و پاکسازی کنید و این کار را طبق برنامه‌ای مرتب، انجام دهید.

در غیر این صورت، بانک اطلاعاتی شما به مجموعه‌ای از شماره‌ها و اطلاعات بی‌استفاده تبدیل می‌شود. مجموعه‌ای از اسم‌ها که در یک تار دیجیتالی پوشیده شده‌اند.

این کار قبلا خیلی راحت‌تر انجام می‌شد. به راحتی می‌توانستید تعداد زیادی ایمیل برای همه آدرس‌هایی که دارید بفرستید و از آنها بخواهید که اگر آدرس ایمیل شان صحیح است و هنوز مورد استفاده قرار دارد، با شما در ارتباط باشند و اطلاع دهند.

دیگر به سادگی گذشته نیست

به لطف قوانین جدید ضد اسپم، این روش راحت برای مرتب‌سازی فهرست ایمیل‌ها، دیگر کاربرد ندارد. به همین دلیل باید به شکل فردی و تک به تک انجام شود. این کار در نگاه اول ممکن است بسیار ترسناک به نظر برسد ولی اگر در تقویم زمان‌بندی خود هر روز ده دقیقه برای آن زمان در نظر بگیرید، خیلی زودتر از آنچه که انتظار دارید، این کار به پایان می‌رسد. مطمئن باشید که نتایج حاصل از این کار، حتما ارزش وقت گذاشتن دارد.

اخیرا من مرحله پاکسازی فهرست مخاطبان خودم را به پایان رسانده‌ام. هر روز برای این کار وقت گذاشته‌ام و اسامی جدیدی به آن اضافه کرده‌ام و اکنون این فهرست به بیش از ۱۵ هزار مخاطب رسیده است. حالا با وجود این همه مخاطب، باز کردن فهرست مخاطبان و حتی گشتن در بین این همه شماره‌ای که تعداد آنها تمام‌نشدنی به نظر می‌رسد، باعث می‌شود که اصلا دوست نداشته باشم آن را ببینم، چه برسد به اینکه تلاش کنم تا این فهرست بلند را پاکسازی کنم.

این کار مثل باز کردن در کمد و نگاه کردن به رنگ‌ها و طرح‌های پارچه‌های پنهان در آن نیست. این کار بسیار سخت و تمام‌نشدنی به نظر می‌رسد و باعث می‌شود که برای انجام آن احساس بدی داشته باشم و حتی آن را به راحتی کنار بگذارم، بدون اینکه به آن فکر کنم.

بانک اطلاعات را رها کنید؛ به چیز کیک فکر کنید

ولی برای انجام این کار دشوار، از استراتژی چیز کیک استفاده می‌کنم تا آن را به انجام برسانم. اما استراتژی چیز کیک چیست؟

زمانی که با یک مسئولیت سخت روبه‌رو هستم، وظیفه‌ای را که بر عهده دارم به عنوان یک چیز کیک بزرگ در نظر می‌گیرم. شما چطور یک چیز کیک بزرگ را نوش جان می‌کنید؟ ذره ذره و هر بار یک گاز!

در نتیجه هر کار بزرگی را به وظایف کوچک‌تر تقسیم می‌کنم و در مدت زمان دو هفته پخش می‌کنم. هر بار مقدار کمی از آن را انجام می‌دهم تا به پایان برسد.

به خودتان جایزه هم بدهید

یک بار دیگر، درست مثل هر کار دیگری که انجام می‌دهم، یک جایزه برای خودم در نظر می‌گیرم که در صورت اتمام کار این جایزه نصیب من می‌شود. مثلا برای خودم مشخص کردم که اگر به تعداد مشخصی از شماره‌ها و مخاطبان رسیدگی کردم و فهرستم را پاکسازی کردم، برای مادرم یک جفت کفش بخرم. من در این کار، سعی می‌کنم از همکاری یک نفر کمک بگیرم. ولی اگر شما کسی را برای دریافت جایزه ندارید، این را بهانه نکنید تا این روش عالی را کنار بگذارید.

من خودم برای سال‌ها به تنهایی این شیوه تعیین جایزه را استفاده می‌کردم، ولی حالا می‌توانم از کمک یک نفر بهره‌مند شوم.

شما هم اگر در تلاش هستید تا شرایط کاری خود را بهبود ببخشید یا قصد دارید کار سختی مثل پاک سازی و مرتب‌کردن لیست مخاطبان را انجام دهید، از این روش استفاده کنید.

علاوه بر این، روش‌های مختلف دیگری هم وجود دارند که با کمک آنها می‌توانید کارهای سخت و بزرگ را به انجام برسانید و انجام آنها برایتان راحت‌تر شود.

درباره نویسنده:

Debbie Hanlon

۳۰ سال است که در سنت‌جان به حرفه مشاور مسکن اشتغال دارد.

سه بار به عنوان یکی از ۵۰ CEO برتر کانادا و یکی از ۱۰۰ زن کارآفرین کانادا شناخته شده است